Пример служебной записки в командировку

Фото

Шаблоны и формы Как оформить служебную записку на командировку Служебная записка на командировку — не обязательный документ. Но в ряде случаев без нее не обойтись. Разберемся, как составить этот документ. Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки: поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве; отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов. Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.

Содержание:
Видео на тему: Оплата дней командировки по среднему заработку

Зачастую служебную записку оформляют тогда, когда отсутствуют проездные билеты, бумаги на проживание в другом населённом пункте.

Отправление сотрудника в командировку должно инициироваться приказом по предприятию. Основанием для издания этого локального нормативного акта является служебная записка. Форма документа не регламентирована законодательством, шаблон на предприятиях разрабатывается самостоятельно. Служебная записка о направлении в командировку: образец Внутренний документооборот в секторе командировочных расходов предполагает соблюдение такой последовательности действий: Составляется служебная записка, адресованная руководителю организации.

Служебная записка на командировку в 2019 году

Служебная записка на командировку образец скачать Кто составляет служебную командировку и когда Перед тем как направить сотрудника в командировку, нужно подготовить соответствующий приказ. Документ должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник например, заместитель.

Такие правила установлены пунктом 3 Положения, утвержденного постановлением Правительства от Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно постановление Правительства от Эти документы отменили с 8 января года.

В тоже время может понадобится документ, в котором необходимо зафиксировать цели и задачи запланированной поездки. Таким документом может быть служебная записка. Ее составляет сам командированный работник, с целью подтвердить время пребывания и траты, понесенные в служебной поездке. Такой формуляр заполняется для выездов, сроки которых не могут быть подтверждены документально.

К примеру, если работник отправляется на личном или служебном транспорте. В тоже время, служебка не является документом, подтверждающим понесенные расходы. Например, работник отправился в командировку на собственной машине. В записке указал время пребывания в поездке, а также сумму денег, потраченную на бензин и гостиницу. Работодатель не вправе возместить указанные расходы только на основании письма от работника.

Нужны подтверждающие документы чеки, квитанции, накладные и прочее. Такие разъяснения дал Минфин в Письме от Минфин запретил списывать некоторые расходы на командировку. Эксперты журнала "Зарплата" изучили разъяснения чиновников и выяснили, что с ними не так. Планируете направить работника в командировку?

Подготовьте прошение на имя работодателя, чтобы согласовать цель и даты поездки, а также получить необходимую сумму финансирования. Используйте образец: Работник отправляется в командировку на собственном авто? Запросите с него служебную записку по возвращению. Формуляр необходим для подтверждения времени отправки и возвращения из поездки.

Наглядный пример: Образец служебки-отчета скачать Правила оформления документа Единых требований по оформлению внутренней документации законодателями не установлено. Следовательно, подготовить служебку придется в произвольной форме. Но все же, нужно учесть некоторые важные аспекты: Заполните обращение на фирменном бланке компании. Если такового нет, то подойдет стандартный чистый лист формата А4.

Письмо адресуйте на имя работодателя, либо иного работника, уполномоченного на решения таких задач. Обычно служебную записку составляют на имя руководителя компании или, например, на имя управляющего филиалом. Обозначьте заявителя и командировочного. Не всегда оба лица будут совпадать. Например, начальник отдела может командировать своего подчиненного, либо решить отправиться в поездку самому.

Необходимо указать не только ФИО, но и должность, а также структурное подразделение. Наименование документа укажите в центре листа. Точку после наименования не ставят. Подробно распишите цели и задачи планируемой поездки. Укажите даты выезда, а также подготовьте смету затрат. Теперь укажите дату составления бумаги, заверьте собственноручной подписью.

Направьте готовую служебку в канцелярию, либо вручите руководителю лично. При одобрении заявки - будет издан приказ о командировании работника. Но руководитель вправе отклонить запрос. Например, если в обращении завышена смета затрат на командировку, или допущены ошибки в сроках поездки. Записка - как отчет по результатам командировки Не все затраты командировочного могут быть учтены при планировании поездки. Например, в пути случилась незапланированная остановка, и пришлось арендовать ночлег.

В таком случае, необходимо дополнительно подтвердить необходимость данных затрат. А если работнику пришлось ехать на собственном транспорте. То служебка необходима, чтобы указать сроки продолжительности поездки. Если же служебка составляется по результатам командировки, то учитывайте следующие требования: Шапка и наименование документа составляются в стандартном порядке.

Если работник использовал личный или служебный транспорт, то необходимо указать регистрационный государственный номер машины. Затем впишите точное время и дату отправления и возвращения из места командирования. Впишите сумму денежных средств, потраченных на ГСМ, в поездке. Укажите место проживания адрес и наименование компании , а также зафиксируйте плату за сутки ночлега. Например, если сотрудник ночевал у родственников, без платы за жилье, то так и укажите в записке. Распишите другие категории затрат, которые были произведены в поездке.

Конечно, фиксируйте только те траты, которые непосредственно связаны с выполнением задания. Например, ремонт рабочего ноутбука, покупка учебной литературы и материалов. Подробно распишите перечень приложений документов, подтверждающих понесенные затраты. Это могут быть кассовые и товарные чеки, квитанции об оплате гостиницы, топливные карты и талоны на ГСМ, накладные на материалы, акт выполненных работ на ремонт ноутбука и прочее.

Работник должен согласовать с начальством поездку на личном автомобиле. Достигнутые договоренности следует закрепить в специальном соглашении об использовании авто в служебных целях. Затем работодатель выписывает путевой лист командировочному сотруднику. И только по возвращении работник излагает информацию о поездке в служебной записке. Командирование начальства или ИП Служебная записка при командировании подчиненного - дело стандартное. Работник отчитывается перед нанимателем о времени и тратах в поездке.

А как быть, если в командировку отправляется индивидуальный предприниматель или руководитель компании. Нужна ли служебка в таком случае? С одной стороны, служебная записка на командировку ИП или руководителя не нужна.

Ведь начальники и коммерсанты издают приказ сами на себя. Следовательно, подтверждать детали поездки самому себе нет смысла. Но это мнение ошибочно.

Например, служебка пригодится ИП при проверки налоговиков. Документ подтвердить фактически сроки командировки, а также зафиксирует дополнительные траты. Это будет доказательством того, что коммерсант потратил средства на бизнес, а не на личные цели. Аналогичная ситуация и с директорами фирм. Служебка необходима, если руководитель ездил в командировку на личном авто, или транспорте компании. В записке необходимо зафиксировать точное время и даты отправки в командировку и прибытия.

Документ подтвердит обоснованность затрат компании при налоговой проверке.

Служебная записка о командировке

Выводы Нужно ли оформлять? Ее составление необходимо в случаях, когда: работника направили в командировку на автомобиле собственном, служебном, арендованном ; специалист не имеет других доказательств выполнения служебного поручения. Служебная записка является документом-основанием для расчета суточных работнику и подтверждения его затрат. Кто составляет? Служебная записка оформляется письменно самим специалистом, направляющимся в командировку. Ее необходимо полностью заполнить к дате возвращения поездки. Как правильно составить текст? В число этих реквизитов входят: название бумаги; наименование хозяйствующего субъекта, в штат которого зачислен работник; ФИО и должность специалиста; населенный пункт командировки, ее продолжительность; подпись сотрудника с расшифровкой; приложения к документу. Помимо указанных сведений в связи с осуществлением командировки на автомобиле, необходимо обозначить его марку и государственный номер регистрации транспортного средства.

Образец служебной командировки на 2019 год

Если таковых нет, как, например, в случае использования личного или автотранспорта работодателя, время командировки определяется на основании сведений, изложенных в служебной записке, которую работник предоставляет работодателю вместе с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта. Таким образом, служебная записка о командировке имеет как минимум два значения. Служебная записка на командировку как основание для издания приказа В связи с тем, что каких-либо требований к оформлению данного вида бумаг законодательно не установлено, они пишутся в свободной форме на фирменном бланке организации на имя руководителя, уполномоченного принимать решение о командировании.

Служебная записка на командировку — документ, используемый для удостоверения факта пребывания работника по месту работы, дата его отъезда и приезда. Документ необходим в следующих случаях: у сотрудника нет других документов, которые могли бы подтвердить факт его приезда по месту командировки и проживание; работник прибывает по месту командировки на служебном, личном или арендованном автомобиле или другом транспортом средстве.

Служебная записка на командировку в 2020 году

Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник. Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации. Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику. Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено. Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше. Сопроводительные документы Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы: путевой лист; подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию; прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках. Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда. Нюансы составления При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

Служебная записка о направлении в командировку: образец

Для многих возникает вопрос, как правильно составить служебную записку о направлении в командировку. Дело в том, что унифицированной строго определенной формы данного уведомления не имеется. Трудовой кодекс РФ практически никак не регулирует те аспекты, которые связаны с его использованием. Соответственно правила составления и функционирования обычно регламентируются внутри компании. В этом случае необходимо придерживаться установленного порядка.

Служебная записка о командировании (в соответствии с новыми Правилами документирования 2019 года)

Если работодатель отправляет сотрудника в поездку, он должен предоставить ему следующие виды гарантий: За работником сохраняется основное рабочее место; Средняя заработная плата остается без изменений и рассчитывается согласно Постановлению Правительства под номером , изданное в году ; Сотруднику компенсируют потраченные для целей денежные средства. Сюда относятся расходы на аренду жилого помещения, транспорт и другие затраты, предусмотренные в статье ТК РФ. Служебная записка об отмене командировки — образец Иногда в связи с производственными или иными причинами необходимо отменить поездку сотрудника. Подобные случаи должны быть предварительно внесены в локальные Положения о командировках. Если она отменяется, то денежные средства должны быть возвращены обратно в кассу. В бухгалтерии существуют основные сроки, в течение которых гражданин должен вернуть обратно деньги.

Просмотр документа в демо-режиме до скачивания Скачивание 1 документа Ситуация, при которой применима Служебная записка о командировании: Вам, как руководителю какого-либо отдела организации например, начальнику отдела продаж; или, например, юристу и т. Служебные отметки на Служебной записке, связанные с ее прохождением и исполнением ознакомлением внутри организации, должны датироваться и подписываться.

Служебная записка на командировку - образец 2017

Чем обычно подтверждают даты командировки В результате произошедших в году изменений в правилах документального оформления командировок постановления Правительства РФ от Важным показателем для служебной поездки является ее фактическая продолжительность количество дней нахождения в ней , от которой зависит общая сумма начисляемых работнику суточных. В приказе о командировке обычно указываются ориентировочные даты отъезда и приезда, а фактические дни пребывания в командировке можно подтвердить несколькими способами постановление Правительства РФ от При этом даты отъезда и приезда можно обосновать служебной запиской, поясняющей способ отъезда в командировку и возвращения из нее; при отсутствии и проездных документов, и документов о проживании — служебной запиской, ссылающейся на иные подтверждения дат пребывания в командировке, одним из которых может быть документ, составленный принимающей стороной. Как оформить служебную записку на командировку Отсутствие проездных документов обычно возникает при служебной поездке в одну или обе стороны на транспорте, не являющемся общественным. Это могут быть поездки: На служебном автомобиле. Личном транспорте. Транспорте третьих лиц по доверенности или в качестве пассажира.

Как оформить служебную записку на командировку

Иногда работодателям приходится отзывать работников из служебной командировки или, наоборот, продлевать ее срок. Служебная командировка — поездка сотрудника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы ч. Ни один из этих документов не устанавливает ни порядка отзыва работника из командировки, ни порядка продления командировки. Вспомним, какие документы оформляет работодатель при направлении работника в служебную командировку. Какими документами оформляется командировка Принимая решение о направлении сотрудника в командировку, работодатель: — оформляет служебное задание, в котором указана цель командировки п. Формы первичных учетных документов организация вправе разработать самостоятельно С 1 января г. Первичные учетные документы должны быть утверждены руководителем организации по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Каждый первичный учетный документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. Срок командировки определяется работодателем с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения п. По возвращении из служебной командировки сотрудник в течение трех рабочих дней обязан п.

Служебная записка на командировку — пример и образец в 2018 году

Образец мы привели в статье. А нужна ли служебная записка, если в командировку ездил директор? Когда оформлять служебную записку на командировку образец Служебную записку на командировку оформлять не обязательно.

Справка Служебная записка — это внутренний документ, который подтверждает отправку работника в командировку. Может использоваться в двух случаях: 1 когда нужно сообщить начальству о необходимости командировать сотрудников; 2 когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте. Рассмотрим, как правильно составить записку в обоих ситуациях. Составим собственный документ, используя образец служебной записки о командировке. Но есть и еще одна ситуация, когда такая бумага необходима. Согласно Постановлению Правительства РФ от Конкретные сроки представления в законодательстве не прописаны, поэтому допускается ее сдавать либо в тот рабочий день, когда поездка закончилась, либо на следующий рабочий день после ее завершения. Очень важно приложить документы, подтверждающие имевшиеся расходы на топливо, стоянку, иные цели.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Нина

    Хорошая статейка, понравилось

  2. ecerriysug

    Ярко!!!!!